После запуска программы Excel открывается окно с пустой книгой. По умолчанию документу присваивается имя - Книга1 (Book1). Новое имя задается пользователем.
Рис. 13.8 . Область задач Создание книги
Документ можно создать следующими способами:
По умолчанию шаблон книги имеет название Book.xlt. (Назначение шаблона рассмотрено в главе 9, в разделе "Использование шаблона при создании документа".) Шаблоны можно создавать как для книг, так и для отдельных листов. Для листов по умолчанию используется шаблон Sheet.xlt. Чтобы изменить вид открываемой по умолчанию книги Excel, измените новую книгу и сохраните ее под именем Книга.хlt в каталоге Xlstart.
Использование панелей инструментов в окнах программ Office 2003 было рассмотрено в главе 2, в разделе "Панели инструментов". Отметим, что настроенные размеры нескольких панелей инструментов и их расположение на экране можно сохранить для последующей работы, что избавит вас от необходимости повторной настройки при последующих запусках Microsoft Excel. После настройки размеров панелей инструментов и их расположения на экране выйдите из Excel. Найдите файл Excel.xlb и измените его имя, оставив прежнее расширение.xlb. Для повторного использования сохраненных настроек откройте переименованный файл настроек панелей инструментов командой Открыть (Open) в меню Файл (File).
Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.
«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.
В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.
Нельзя:
Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.
Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:
| Недопустимо | Реально |
| Вставлять либо удалять группу ячеек | Добавлять строку или столбец |
| Добавлять либо изменять условные форматы | Работать с существующими форматами |
| Включать или изменять инструмент «Проверка данных» | Работать с существующими настройками проверки |
| Создавать или редактировать диаграммы, сводные отчеты | Работать с имеющимися диаграммами и сводными таблицами |
| Вставлять или редактировать рисунки и графические объекты | Просматривать имеющиеся рисунки и графические объекты |
| Вставлять или менять гиперссылки | Переходить по имеющимся гиперссылкам |
| Назначать, редактировать либо удалять пароли | Существующие пароли функционируют |
| Ставить либо снимать защиту листов и книг | Существующая защита работает |
| Группировать, структурировать данные; вставлять подуровни | Работать с имеющимися группами, структурами и подуровнями |
| Записывать, изменять или просматривать макросы | Запускать имеющиеся макросы, которые не связаны с недоступными задачами |
| Изменять или удалять формулы массива | Пользоваться существующими формулами |
| Добавлять в форму данных новую информацию | Искать информацию в форме данных |
Сначала определяемся, какую книгу мы "откроем" для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.
Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.
Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.
Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:
Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:
Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.
Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.
Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».
В списке должен остаться один пользователь – Вы.
Привет, друзья. Сегодня я расскажу, как создать файл Эксель, открыть уже существующий, сохранить его и закрыть.
Каждая рабочая книга Excel хранится в отдельном файле. Поэтому, очень важно уметь правильно обращаться с файлами. Здесь я опишу по нескольку способов выполнения действий с документами. Советую попробовать каждый и выбрать – какой из них самый удобный, а может, вы будете пользоваться многими из них.
Все выкладки на этом блоге я привожу из Microsoft Office 2013. Если вы пользуетесь другой версией – вид некоторых команд и окон могут немного отличаться, но их общий смысл сохраняется. Если вы не нашли описанный инструментарий в своей версии программы – спросите в комментариях или через форму обратной связи. Я обязательно отвечу на ваши вопросы.
Если программа Excel у вас еще не открыта , кликните на ярлыке MS Excel на рабочем столе или в меню Пуск . После загрузки Эксель, появится стартовое окно с . Для создания нового документа, кликните на одном из них, или выберите Пустая книга .
Стартовое окно Эксель
Если же MS Excel уже запущен , для создания:
Если программа Эксель еще не запущена , чтобы открыть созданный файл, найдите его в проводнике Windows и дважды кликните по нему мышью. MS Excel будет запущен и сразу откроется выбранный вами документ.
Если программа уже запущена , есть несколько способов для открытия рабочей книги:
Если в окне Открыть выбрать расположение Компьютер — Обзор , откроется окно проводника, где можно выбрать фильтр открываемого файла, а также, способ открытия:
Хотя в Microsoft Excel есть хорошие инструменты автосохранения и восстановления данных, я рекомендую завести привычку сохранять рабочую книгу время от времени, даже если не закончили работать с ней. Вы, как минимум, будете чувствовать себя более уверенными в том, что результаты вашей работы не потеряются.
Если вы первый раз сохраняете свою рабочую книгу, любая из этих команд откроет окно Сохранить как , где вы сможете выбрать место сохранения, тип файла и его имя. Для этого, нажмите кнопку Обзор .
Окно «Сохранить как»
Если же вы сохраняли документ ранее, программа просто сохранит файл поверх последней сохранённой версии.
Когда работа с файлом закончена, лучше его закрыть, чтобы освободить системную память. Вы можете это сделать такими способами:
Если на момент закрытия в файле есть не сохраненные изменения, программа спросит, что нужно делать:
Вот и все способы обращения с файлами Эксель. А в следующем посте я расскажу, как вашей рабочей книги. До встречи!
В рамках первого материала Excel 2010 для начинающих мы познакомимся с основами этого приложения и его интерфейсом, научимся создавать электронные таблицы, а так же вводить, редактировать и форматировать данные в них.
Думаю, не ошибусь, если скажу, что самым популярным приложением, входящим в пакет Microsoft Office, является тестовый редактор (процессор) Word. Однако есть и еще одна программа, без которой редко обходятся любой офисный работник. Microsoft Excel (Эксель) относится к программным продуктам, которые называются электронными таблицами. С помощью Excel, в наглядной форме, можно посчитать и автоматизировать расчеты практически всего что угодно, начиная с личного месячного бюджета и заканчивая сложными математическими и экономико-статистическими выкладками, содержащими большие объемы массивов данных.
Одной из ключевых особенностей электронных таблиц является возможность автоматического пересчета значения любых нужных ячеек при изменении содержимого одной из них. Для визуализации полученных данных, на основе групп ячеек можно создавать различные виды диаграмм, сводные таблицы и карты. При этом электронные таблицы, созданные в Excel можно вставлять в другие документы, а так же сохранять в отдельном файле для последующего их использования или редактирования.
Называть Excel просто «электронной таблицей» будет несколько некорректно, так как в эту программу заложены огромные возможности, а по своему функционалу и кругу решаемых задач это приложение, пожалуй, может превзойти даже Word. Именно поэтому в рамках цикла материалов «Excel для начинающих» мы будем знакомиться лишь с ключевыми возможностями этой программы.
Теперь, после окончания вводной части, пора переходить к делу. В первой части цикла, для лучшего усвоение материала, в качестве примера мы создадим обычную таблицу, отражающую личные бюджетные расходы за полгода вот такого вида:
Но перед тем как начинать ее создание, давайте сначала рассмотрим основные элементы интерфейса и управления Excel, а так же поговорим о некоторых базовых понятиях этой программы.
Если вы уже знакомы с редактором Word, то разобраться в интерфейсе Excel не составит труда. Ведь в его основе лежит та же Лента , но только с другим набором вкладок, групп и команд. При этом чтобы расширить рабочую область, некоторые группы вкладок выводятся на дисплей только в случае необходимости. Так же ленту можно свернуть вовсе, щелкнув по активной вкладке два раза левой кнопкой мыши или нажав сочетание клавиш Ctrl+F1. Возвращение ее на экран осуществляется таким же способом.
Стоит отметить, что в Excel для одной и той же команды может быть предусмотрено сразу несколько способов ее вызова: через ленту, из контекстного меню или с помощью сочетания горячих клавиш. Знание и использование последних может сильно ускорить работу в программе.
Контекстное меню является контекстно-зависимым, то есть его содержание зависит от того, что пользователь делает в данный момент. Контекстное меню вызывается нажатием правой кнопки мыши почти на любом объекте в MS Excel. Это позволяет экономить время, потому что в нем отображаются наиболее часто используемые команды к выбранному объекту.
Не смотря на такое разнообразие управления, разработчики пошли дальше и предоставили пользователям в Excel 2010 возможность вносить изменения во встроенные вкладки и даже создавать собственные с теми группами и командами, которые используются наиболее часто. Для этого необходимо кликнуть правой кнопкой мыши на любой вкладке и выбрать пункт Настройка ленты .
В открывшемся окне, в меню справа, выберите нужную вкладку и щелкните по кнопке Создать вкладку или Создать группу , а в левом меню нужную команду, после чего кликните кнопку Добавить . В этом же окне можно переименовать существующие вкладки и удалять их. Для отмены ошибочных действий существует кнопка Сброс , возвращающая настройки вкладок к начальным.
Так же наиболее часто используемые команды можно добавить на Панель быстрого доступа , расположенную в верхнем левом углу окна программы.
Сделать это можно нажав на кнопку Настройка панели быстрого доступа , где достаточно выбрать нужную команду из списка, а в случае отсутствия в нем необходимой, щелкнуть на пункт Другие команды .
Создаваемые в Excel файлы называются рабочими книгами и имеют расширение «xls» или «xlsx». В свою очередь рабочая книга состоит из нескольких рабочих листов. Каждый рабочий лист - это отдельная электронная таблица, которые в случае необходимости могут быть взаимосвязаны. Активной рабочей книгой является та, с которой в данный момент вы работаете, например, в которую вводите данные.
После запуска приложения автоматически создается новая книга с именем «Книга1». По умолчанию рабочая книга состоит из трех рабочих листов с именами от «Лист1» до «Лист3».
Рабочее поле листа Excel поделено на множество прямоугольных ячеек. Объединённые по горизонтали ячейки составляют строки, а по вертикали - столбцы. Для возможности исследования большого объема данных каждый рабочий лист программы имеет 1 048 576 строк пронумерованных числами и 16 384 столбцов обозначенных буквами латинского алфавита.
Таким образом, каждая ячейка - это место пересечения различных столбцов и строк на листе, формирующих ее собственный уникальный адрес, состоящий из буквы столбца и номера строки, которым она принадлежит. Например, имя первой ячейки - A1, так как она находится на пересечении столбца «A» и строки «1».
Если в приложении включена Строка формул , которая расположена сразу же под Лентой , то слева от нее находится Поле имени , где отображается имя текущей ячейки. Сюда же вы всегда сможете ввести имя искомой ячейки, для быстрого перехода к ней. Особенно эта возможность полезна в больших документах, содержащих тысячи строк и столбцов.
Так же для просмотра разных областей листа, внизу и справа располагаются полосы прокрутки. Помимо этого перемещаться по рабочей области Excel можно с помощью клавиш со стрелками.
Чтобы начать вводить данные в нужную ячейку, ее необходимо выделить. Для перехода в нужную ячейку щелкните на ней левой кнопкой мыши, после чего она будет окружена черной рамкой, так называемым индикатором активной ячейки. Теперь просто начинайте печатать на клавиатуре, и вся вводимая информация будет оказываться в выбранной ячейке.
При вводе данных в ячейку можно так же использовать и строку формул. Для этого выделите нужную клетку, а затем щелкните мышью на поле строки формул и начните печатать. При этом вводимая информация будет автоматически отображаться в выбранной ячейке.
После окончания ввода данных нажмите:
Чтобы изменить или удалить содержимое любой ячейки, щелкните на ней два раза левой кнопкой мыши. Перемещайте мигающий курсор в нужное место для внесения необходимых правок. Как и во многих других приложениях, для удаления и внесения исправлений используются клавиши стрелок, «Del» и «Backspace». При желании, все необходимые правки можно производить и в строке формул.
Объем данных, который вы будете вводить в ячейку, не ограничивается ее видимой частью. То есть клетки рабочего поля программы могут содержать как одну цифру, так и несколько абзацев текста. Каждая ячейка Excel способна вместить до 32 767 числовых или текстовых символов.
После ввода названий строк и столбцов получаем таблицу такого вида:
Как видно из нашего примера, несколько названий статей расходов «вышли» за рамки границ ячейки и если соседняя клетка (клетки) тоже будет содержать какую-то информацию, то введенный текст частично перекрывается ей и становится невидим. Да и сама таблица выглядит довольно некрасивой и непрезентабельной. При этом если напечатать такой документ, то сложившаяся ситуация сохранится - разобрать в такой таблице что к чему будет довольно сложно, в чем вы можете сами убедиться из рисунка ниже.
Чтобы сделать табличный документ более аккуратным и красивым, часто приходится изменять размеры строк и столбцов, шрифт содержимого ячейки, ее фон, осуществлять выравнивание текста, добавлять границы и прочее.
Для начала давайте приведем в порядок левый столбец. Переведите курсор мыши на границу столбцов «A» и «B» в строку, где отображаются их названия. При изменении курсора мыши на характерный символ с двумя разнонаправленными стрелками, нажмите и удерживая левую клавишу, тащите появившеюся пунктирную линию в нужном направлении для расширения столбца до тех пор пока все названия не уместятся в рамках одной ячейки.
Те же самые действия можно проделать и со строкой. Это является одним из самых легких способов изменения размера высоты и ширины ячеек.
Если необходимо задать точные размеры строк и столбцов, то для этого на вкладке Главная в группе Ячейки выберите пункт Формат . В открывшемся меню с помощью команд Высота строки и Ширина столбца можно задать эти параметры вручную.
Очень часто необходимо изменить параметры стразу нескольких ячеек и даже целого столбца или строки. Для того что бы выделить целый столбец или строку, щелкните на его названии сверху или на ее номере слева соответственно.
Для выделения группы соседних ячеек, обводите их курсором, удерживайте левую кнопку мыши. Если же необходимо выделить разрозненные поля таблицы, то нажмите и удерживайте клавишу «Ctrl», после чего щелкайте мышью по необходимым ячейкам.
Теперь, когда вы знаете, как выделять и форматировать сразу несколько ячеек, давайте выровняем название месяцев в нашей таблице по центру. Различные команды выравнивания содержимого внутри клеток находятся на вкладке Главная в группе с говорящим названием Выравнивание . При этом для табличной ячейки это действие можно производить как относительно горизонтального направления, так и вертикального.
Обведите ячейки с названием месяцев в шапке таблицы и щёлкните на кнопке Выровнять по центру .
В группе Шрифт на вкладке Главная можно изменить тип шрифта, его размер, цвет и начертание: жирный, курсивный, подчеркнутый и так далее. Так же здесь размещены кнопки изменения границ ячейки и цвета ее заливки. Все эти функции пригодятся нам для дальнейшего изменения внешнего вида таблицы.
Итак, для начала давайте увеличим шрифт названия колонок и столбцов нашей таблицы до 12 пунктов, а так же сделаем его жирным.
Теперь выделяем сначала верхнюю строчку таблицы и устанавливаем ей черный фон, а затем в левом столбце ячейкам с А2 по А6 - темно-синий. Сделать это можно с помощью кнопки Цвет заливки .
Наверняка вы заметили, что цвет текста в верхней строке слился с цветом фона, да и в левом столбце названия читаются плохо. Исправим это, изменив цвет шрифта с помощью кнопки Цвет текста на белый.
Так же с помощью уже знакомой команды Цвет заливки мы придали фону четных и нечетных строк с числами различный синий оттенок.
Чтобы ячейки не сливались, давайте определим им границы. Определение границ происходит только для выделенной области документа, и может быть сделано как для одной ячейки, так и для всей таблицы. В нашем случае выделите всю таблицу, после чего щелкните на стрелочку рядом с кнопкой Другие границы все в той же группе Шрифт .
В открывшемся меню выводится список быстрых команд, с помощью которых можно выбрать отображение нужных границ выделенной области: нижней, верхней, левой, правой, внешних, всех и прочее. Так же здесь содержатся команды для рисования границ вручную. В самом низу списка находится пункт Другие границы позволяющий более детально задать необходимые параметры границ ячеек, которым мы и воспользуемся.
В открывшемся окне сначала выберите тип линии границы (в нашем случае тонкая сплошная), затем ее цвет (выберем белый, так как фон таблицы темный) и наконец, те границы, которые должны будут отображаться (мы выбрали внутренние).
В итоге с помощью набора команд всего одной группы Шрифт мы преобразовали неказистый внешний вид таблицы во вполне презентабельный, и теперь зная как они работают, вы самостоятельно сможете придумывать свои уникальные стили для оформления электронных таблиц.
Теперь, что бы завершить нашу таблицу, необходимо надлежащим образом оформить те данные, которые мы туда вводим. Напомним, что в нашем случае это денежные расходы.
В каждую из ячеек электронной таблицы можно вводить разные типы данных: текст, числа и даже графические изображения. Именно поэтому в Excel существует такое понятие, как «формат данных ячейки», служащий для корректной обработки вводимой вами информации.
Изначально, все ячейки имеют Общий формат , позволяющий содержать им как текстовые, так и цифровые данные. Но вы вправе изменить это и выбрать: числовой, денежный, финансовый, процентный, дробный, экспоненциальный и форматы. Помимо этого существуют форматы даты, времени почтовых индексов, номеров телефонов и табельных номеров.
Для ячеек нашей таблицы, содержащих названия ее строк и столбцов вполне подойдет общий формат (который задается по умолчанию), так как они содержат текстовые данные. А вот для ячеек, в которые вводятся бюджетные расходы больше подойдет денежный формат.
Выделите в таблице ячейки содержащие информацию по ежемесячным расходам. На ленте во вкладке Главная в группе Число щелкните по стрелке рядом с полем Числовой Формат , после чего откроется меню со списком основных доступных форматов. Можно выбрать пункт Денежный прямо здесь, но мы для более полного ознакомления выберем самую нижнюю строку Другие числовые форматы .
В открывшемся окне в левой колонке будут отображены название всех числовых форматов, включая дополнительные, а в центре, различные настройки их отображения.
Выбрав денежный формат, сверху окна можно увидеть, то, как будет выглядеть значение в ячейках таблицы. Чуть ниже моно установить число отображения десятичных знаков. Чтобы копейки не загромождали нам поля таблицы, выставим здесь значение равным нулю. Далее можно выбрать валюту и отображение отрицательных чисел.
Теперь наша учебная таблица, наконец, приняла завершенный вид:
.png)
Кстати, все манипуляции, которые мы проделывали с таблицей выше, то есть форматирование ячеек и их данных можно выполнить с помощью контекстного меню, щелкнув правой кнопкой мыши на выделенной области и выбрав пункт Формат ячеек . В одноименном открывшемся окне для всех рассмотренных нами операций существуют вкладки: Число , Выравнивание , Шрифт , Граница и Заливка .
Теперь по окончании работы в программе вы можете сохранить или распечатать полученный результат. Все эти команды находятся во вкладке Файл .
Наверное, многие из вас зададутся вопросом: «А зачем создавать подобного рода таблицы в Excel, когда все то же самое можно сделать в Word, используя готовые шаблоны?». Так-то оно так, только вот производить всевозможные математические операции над ячейками в текстовом редакторе невозможно. Саму же информацию в ячейки вы практически всегда заносите самостоятельно, а таблица является лишь наглядным представлением данных. Да и объемные таблицы в Word делать не совсем удобно.
В Excel же все наоборот, таблицы могут быть сколь угодно большими, а значение ячеек можно вводить как вручную, так и автоматически рассчитывать с помощью формул. То есть здесь таблица выступает не только как наглядное пособие, но и как мощный вычислительно-аналитический инструмент. Более того ячейки между собой могут быть взаимосвязаны не только внутри одной таблицы, но и содержать значения, полученные из других таблиц, расположенных на разных листах и даже в разных книгах.
О том, как сделать таблицу «умной» вы узнаете в следующей части, в которой мы познакомимся с основными вычислительными возможностями Excel, правилами построения математических формул, функциями и многим другим.
Зачем работать, если за Вас работу уже кто-то сделал?
Этот вопрос справедлив для типовых документов Excel, которые уже разработаны компанией Microsoft. Рассмотрим, как в Excel можно использовать предоставляемые шаблоны.
Для того, чтобы обратиться к шаблонам документов, установленных с Office, следует:
1. На вкладке Файл выбрать команду Создать.
2. В группе Доступные шаблоны выбрать пункт Образцы шаблонов (рис.1) и указать понравившийся шаблон (правда, предустановленных шаблонов довольно мало. Глазу особо не на чем остановиться).
3. Нажать кнопку Создать, в результате чего будет создана новая книга Excel на основе выбранного Вами шаблона.
Хотелось бы отметить, что обычные документы Office (Word и Excel), тоже создаются на основе заложенных служебных шаблонов.
Последние берутся за основу всякий раз при создании нового документа. Хотите изменить параметры вновь создаваемых документов? Измените основной шаблон.
Например, нету боле сил Ваших, смотреть на шрифт Calibri, 11, установленный по умолчанию. Замаялись каждодневно его менять на Calibri, 12, который глаз радует. Как дело поправить? Очень просто!!!
Для этого достаточно установить в только что открытом документе желаемые настройки и сохранить его под именем СSС (это шаблон Excel по умолчанию ), выбрав в поле Тип файла значение — Шаблон Excel (рис.2).
Помимо описанных, можно также воспользоваться шаблонами, расположенными на веб-сайте компании Microsoft (при условии, что компьютер подключен к Интернету).
Чтобы загрузить шаблон с сайта компании Microsoft нужно:
1. На вкладке Файл
выбрать команду Создать
.
2. В группе Шаблоны Office.com
выбрать интересующую группу шаблонов – имеющиеся в этой группе шаблоны отобразятся в области просмотра.
3. Выделить мышью шаблон, который планируем загрузить к себе на компьютер, например Расписание уроков
(рис.3), и нажать кнопку Загрузить
.
После загрузки шаблон будет открыт на рабочем листе Excel (рис.4) в виде готовой таблицы с некими данными. При необходимости их следует заменить своими значениями или заполнить соответствующие ячейки. И будет Вашему ребенку красота на стенку, чтобы в дневник каждый раз не заглядывать.
