Мобильные телефоны и гаджеты

Мобильные телефоны и гаджеты

» » Создание копирование удаление файлов папок. Копирование, перемещение и удаление файлов. Удаление и восстановление папок и файлов

Создание копирование удаление файлов папок. Копирование, перемещение и удаление файлов. Удаление и восстановление папок и файлов

Приветствуем Всех кто изучает работу за компьютером. В этом обучающем видео уроке Андрея Сухова под номером четырнадцать, Вы сможете изучить и узнать, что такое копирование, перемещение и удаление файлов и папок.

Работа на компьютере по сути сводится к манипуляциям с файлами и папками - мы можем их создавать, копировать, перемещать, переименовывать и удалять.

Давайте рассмотрим все эти операции на вполне реальном примере.

Итак, вам нужна была какая-то книга, вы ее нашли в интернете и скачали на компьютер. Электронная книга - это файл и по умолчанию он скачается в папку Загрузки . Эта папка является временным хранилищем, то есть скачанные файлы отсюда стоит переносить в другие папки или удалять. Делать это абсолютно не обязательно, но все же я рекомендую поддерживать здесь порядок. Очень часто на компьютерах пользователей я обнаруживаю десятки и даже сотни файлов в этой папке. При этом сами пользователи часто даже не подозревают об их наличии. Поэтому я предлагаю следующий алгоритм работы…

Если Вы нашли какую-то информацию и хотите её скачать себе. То все файлы которые Вы скачиваете попадают в папку Загрузки . Но если вдруг полученная информация стала не нужна, её можно отправить в Корзину , то есть удалить с компьютера.

Давайте разберем один пример от автора видео урока Андрей Сухова. Он расскажет как создаст новую папку для скачанных с интернета книг. Для этого в папке Документы создаем папку Книги и начинаем перемещать туда все скаченные книги. Для того чтобы создать новую папку мы нажимаем на вкладку Главная в папки Документы и находим кнопку Создать папку. Вводим название новой папки Книги и вот она теперь появилась. Есть еще один вариант создание папки, но уже с помощью контекстного меню. Контекстное меню мы можем выбрать в любой свободной области нашей открытой папки.

Чтобы переместить файлы с папки Загрузки в выбранную папку, на следует выбрать файлы и с помощью контекстного меню выбрать пункт копирование, можно с помощью Ctrl+C. Теперь входим в папку Книги и вставляем туда скопированные файлы, для этого в свободном месте папки нажимаем с помощью клавиш Ctrl+V или через контекстное меню Вставить. С помощью данных манипуляций, мы создаем копию копированных файлов с папки Загрузки. Чтобы не было копий, мы удаляем в первой папке файлы в Корзину.

Для того чтобы удалить файлы в папке, должны их выделить и нажать кнопку на клавиатуре Delete. Все файлы перемещаются в Корзину, а уже в Корзине можно удалить. Что такое корзина — это специальная папка где находятся все удаленные файлы. Корзина является виде буфера перед тем как удалить файлы навсегда. Если вы по ошибке вдруг удалили, то можете восстановить. Для этого Вам потребуется выбрать файл и правой кнопкой мыши нажать на файл. Выйдет контекстное меню и там выбрать восстановление.

Все остальные файлы в корзине можно удалить безвозвратно. Удалить можно окончательно и безвозвратно файлы из Корзины или с помощью клавиш Shift+Delete .

Можно перемещать файлы с помощью меню Вырезать и клавиш на клавиатуре Ctrl+X . Вставляется также как и производиться копирование или с помощью кнопок Ctrl+V . Имеется и другой вариант это перетягивание из одной папки в другую. Для этого нужно выбрать папку в которую нужно будет перемещать файлы. Если в этой папке имеются такие же название файлов, то операционная система нас об этом предупредит об замене файлов.

Если вам понравился данный обучающий видео урок, то порекомендуйте его своим друзьям и знакомым. Желаем успехов и удачи, вступайте в наши социальные группы.

В следующем видео уроке из курса «Основы работы в Windows 10» Вы узнаете как .

Фрагментом документа может быть текст, объект, рисунок и т. д.

Для того чтобы удалить фрагмент, нужно выделить его и нажать на клавишу .

Для того чтобы скопировать фрагмент, нужно выделить его и по­сле этого:

выбрать команду меню Правка -> Копировать (при этом выделен­ный объект сохраняется в буфере обмена операционной системы) или нажать на клавиши < Ctrl >+;

установить курсор, куда необходимо скопировать фрагмент;

выбрать команду меню Правка -> Вставить (при этом объект можно вставлять несколько раз, пока он находится в буфере) или на­жать на клавиши +.

Для того чтобы переместить фрагмент, нужно выделить его и по­сле этого:

выбрать команду меню Правка -> Вырезать (при этом объект так­же сохраняется в буфере обмена и одновременно удаляется с экрана); установить курсор, куда необходимо переместить фрагмент;

выбрать команду меню Правка -> Вставить или нажать на клави­ши +.

Для копирования и перемещения можно также использовать кноп­ки на стандартной панели инструментов.

Еще один способ - использование контекстного меню, вызвать которое можно после выделения фрагмента, нажав на правую клавишу мыши.

Исправление неправильных команд. Если выполнена какая-либо неправильная команда (например, вы удалили не то, что нужно и т. д.), то всегда можно отменить последнее действие. Для этого:

выбрать команду Правка -> Отменить;

или нажать на кнопку Отменить ввод на стандартной панели ин­струментов.

Сохранение документа и выход из программы. При создании документа в Word, по умолчанию он временно сохраняется в памяти компьютера под именем «Документ №», где № - порядковый номер, начиная с 1. Но лучше всего присвоить ему свое имя, тем более, если вы работаете в сети. Чтобы сохранить документ необходимо:

Рис. 4.2. Сохранение документа

в появившемся диалоговом окне выполнить действия, указанные на рис. 4.2;

после выполненных действий файл сохранится на диске и в папке, которые вы указали.

Если ваш документ уже был ранее сохранен, то после внесения из­менений его можно сохранить снова:

Выход из программы. Чтобы выйти из программы, необходимо выполнить любое из следующих действий:

выполнить команду меню Файл -> Выход;

нажать на кнопку Закрыть в правом верхнем углу экрана;

нажать на клавиши + ;

два раза нажать на левую клавишу на системном меню.

Установка защиты и автосохранение. Если необходимо защи­тить ваш документ от несанкционированного просмотра, то перед его сохранением нужно выполнить следующие действия:


выбрать команду меню Сервис -> Параметры; выполнить действия, указанные на рис.4.3.

Открытие документа. С помощью Word вы можете открыть лю­бой документ, созданный в Word или других текстовых редакторах. Чтобы сделать это, необходимо:

Рис. 4.3. установка паролей при сохранении документа

выбрать команду Файл -> Открыть либо нажать на кнопку От­крыть

в появившемся диалоговом окне выполнить действия, указанные на рис. 4.4.

Вызов справки. Существует несколько видов помощи: Помощник, который дает советы в процессе работы. Чтобы вы­звать Помощник, необходимо нажать кнопку Справка по Microsoft Word на стандартной панели инструментов;

нажать клавишу .

Копирование, перемещение и удаление объектов.

Цель урока : сформировать у учащихся навыки и умения копировать, перемещать, удалять, переименовывать файлы и папки, создавать ярлыки.

Задачи:

Образовательная: - сформировать у учащихся навыки и умения копировать, перемещать, удалять, переименовывать файлы и папки, создавать ярлыки.

Развивающая: развивать познавательный интерес, навыки самоконтроля и оценки деятельности.

Воспитательная: способствовать воспитанию информационной культуры учащихся, внимательности, дисциплинированности, усидчивости.

Дидактические основы урока :

Методы обучения : объяснительно-иллюстративный.

Тип урока: комбинированный урок.

Формы учебной работы учащихся : фронтальная беседа.

Оборудование: компьютеры; программное обеспечение: операционная система, Проводник; инструкции к практической работе, плакаты.

План урока:

    Орг. момент (1 мин.);

    Актуализация знаний. (2 мин.);

    Объяснение нового материала (15 мин.);

    Практическая работа (17 мин.);

    Подведение итогов (8 мин.);

    Домашнее задание (2 мин.).

Ход урока:

- приветствие, проверка присутствующих;

Сообщение темы урока, его целей и задач;

Краткий план деятельности.

Записывают тему урока в тетради.

Актуализация знаний.

На прошлом уроке мы узнали, что такое файл, расширение, папка. Теперь нам нужно разобраться что можно выполнять с этими объектами.

Рассказ учителя.

Диалог: учитель – ученики.

Объяснение нового материала

    Разница между операциями копирования и перемещения.

Предположим, у вас есть тетрадь с вашими стихами. Вы показали их своему другу или подруге, одно из стихотворений им понравилось и вы разрешили переписать ему или ей стихотворение из вашей тетради в свою.

Ответ: да.

Ответ: да.

Ответ: два.

Различаются ли эти стихотворения?

Ответ: нет.

стихотворение осталось в вашей тетради и появилось в тетради друга. Друг от друга стихи ничем не отличаются.

Изменим ситуацию. Вместо того, чтобы дать переписать понравившееся стихотворение, вы просто вырвали листочек с ним из своей тетради и вклеили в тетрадь друга.

Осталось ли ваше стихотворение в тетради?

Ответ: нет.

Появилось ли стихотворение в тетради вашего друга (подруги)?

Ответ: да.

Сколько одинаковых стихотворений получилось?

Ответ: одно.

Учащиеся должны прийти к выводу: стихотворение отсутствует в нашей тетради и присутствует только в тетради друга в единственном экземпляре.

При копировании и перемещении файлов и папок происходит то же самое. При копировании файлов и папок они остаются на старом месте и их копии с теми же именами появляются на новом. При перемещении файлов и папок происходит их «перекладывание» с одного места в другое. Если копировать файл в папку, в которой находится, то ему необходимо дать другое имя.

Объект восприятия : схема.

Упрощенная схема копирования объектов:

Упрощенная схема перемещения объектов:

Объект восприятия : лекция учителя.

    Что такое «буфер обмена»

Буфер обмена – это специальная область оперативной памяти компьютера, в которую помещается копируемый или перемещаемый объект. Поместить объект в буфер обмена достаточно один раз и копировать объекты из него столько раз, сколько необходимо.

Вернемся к ситуации со стихотворением. Предположим, что ваше стихотворение понравилось нескольким вашим друзьям. Тогда вы переписываете его на листочек, и уже с этого листочка, по очереди, все ваши друзья переписывают стихотворение. При этом вам из своей тетради переписывать еще раз не придется. Ваши друзья в качестве источника информации используют листочек. Так вот этот листочек и можно представить себе буфером обмена.

Объект восприятия : схема.

Для наглядности учащимся предлагаются схемы:

Полная схема копирования объектов:

Полная схема перемещения объектов:

Объект восприятия : лекция учителя.

    Что такое «ярлык».

Ярлык – это средство быстрого доступа к файлам и папкам. Его создают в том случае, если путь к файлу с документом или программой, или папке, которая нужна вам часто или постоянно, достаточно длинный и «ручной» переход по файловой системе занимает много времени. Операционная система предлагает вам более простой способ быстрого поиска часто используемых объектов – ярлык. Значок ярлыка снабжен стрелкой в левом нижнем углу.

По нему достаточно щелкнуть и компьютер сам найдет нужную вам программу или документ.

Конспектируют нужные моменты в тетради.

Практическая работа.

    Приготовьте в тетради таблицу отчета.

    Команда, действия или значок

Назначение и результат

Щелчок по объекту мышью

Кнопка «Копировать»

Кнопка «Вырезать»

Кнопка «Вставить»

Щелчок правой кнопкой мыши

Shift + щелчки по объектам

Ctrl + щелчки по объектам

Ctrl + A

Создайте на Рабочем столе папку Урок

Скопируйте все графические файлы из папки Мои документы в папку Урок.

Создайте текстовый файл в папке Мои документы.

Переместите ваш файл в папку Урок.

Дайте вашему файлу другое имя.

Создайте ярлык для своего файла.

Покажите результат работы учителю и удалите вашу папку

Инструкция.

Выделение группы файлов.

  1. Последовательная группа файлов. Щелкнуть на значке первого файла выделяемой группы, нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкнуть на значке последнего файла группы.

    Произвольная группа файлов. Щелкать по значкам файлов при нажатой клавише Ctrl . Щелчок на значке уже выделенного файла исключает его из группы.

    Выбор всех файлов в папке. Открыть папку и нажать клавиатурную комбинацию Ctrl + A .

    Сброс группового выделения. Для отказа от выполнения групповой операции достаточно щелкнуть в любом месте окна папки.

Копирование файла или папки.

I способ.

    В правой части окна проводника найти файл, который необходимо копировать.

    Щелкните по значку файла. Выполните команду Файл  Копировать или щелкните на Панели инструментов по кнопке Копировать. Можно вызвать команду Копировать в контекстном меню файла.

    В левой части окна Проводника найдите папку, в которую необходимо скопировать файл.

II способ.

    – 3. См. способ I.

    Наведя указатель мши на значок файла, нажмите левую кнопку мыши и клавишу Ctrl и перетащите значок файла на значок папки в левой панели окна Проводника. Обратите внимание на то, что указатель мыши снабжается дополнительным значком «+».

Перемещение файла или папки.

I способ.

    Откройте окно программы Проводник.

    В правой части окна проводника найти файл, который необходимо переместить.

    Щелкните по значку файла. Выполните команду Файл  Вырезать или щелкните на Панели инструментов по кнопке Вырезать. Можно вызвать команду Вырезать в контекстном меню файла.

    В левой части окна Проводника найдите папку, в которую необходимо переместить файл.

    Щелкните по папке, в которую копируете файл. Выполните команду Файл  Вставить или щелкните на Панели инструментов по кнопке Вставить или в контекстном меню папки выберите команду Вставить.

II способ.

    – 3. См. способ I.

    Наведя указатель мши на значок файла, нажмите левую кнопку мыши и клавишу и перетащите значок файла на значок папки в левой панели окна Проводника.

Переименование файла или папки.

I способ.

    Найдите на правой панели окна Проводника файл (папку), который (которую) хотите переименовать.

    Вызовите контекстное меню файла (папки), который хотите переименовать или выполните команду Файл строки меню.

    Выберите команду Переименовать.

II способ.

    Щелкните на надписи под значком файла (папки).

    Введите новое имя файла (папки).

    Нажмите Enter.

Создание ярлыков.

I способ.

    В левой панели окна Проводника найти папку, в которой вы хотите создать ярлык, и открыть ее двойным щелчком по значку. При этом на правой панели окна отразиться содержимое данной папки.

    Вызвать контекстное меню щелчком правой кнопки мыши на свободном месте в рабочей области правой панели Проводника.

    Перед вами откроется окно Мастера создания ярлыков, в котором можно воспользоваться кнопкой Обзор. Щелкнуть по кнопке Далее.

    После этого ввести надпись под ярлыком и щелкнуть по кнопке Готово.

II способ.

    В левой панели окна Проводника найти папку, в которой вы хотите создать ярлык. Щелкнуть правой кнопкой мыши по значку и в контекстном меню выбрать команду Создать, а затем Ярлык.

    Как только ярлык будет создан, перетащите его с помощью мыши в левую панель Проводника на значок папки, в которой должен находиться ярлык.

    Изменить подпись под иконкой можно щелчком мыши по названию ярлыка, или выбором в контекстном меню команды Переименовать.

Удаление папок и файлов.

    Выберите файл или группу файлов, подлежащих удалению.

    Нажмите клавишу Delete или вызовите контекстное меню и выберите команду Удалить. Альтернативным является перетаскивание значка файла или группы файлов на значок Корзины.

    На запрос о подтверждении на удаление ответить «Да».

Учащиеся выполняют эту работу самостоятельно, получают карточки с заданиями и инструкциями для работы, при этом они заполняют таблицу в тетради.

Подведение итогов урока

Учащиеся оценивают результаты работы друг друга (таблицы в тетради и работа на компьютере)

Учитель подводит итоги урока.

Домашнее задание.

Выучить определение новых терминов и понятий урока.

Записыва-ют в дневники.

, 644.79kb.

  • Методическая разработка по дисциплине «Информатика» Тема: Табличный процессор Microsoft , 1299.63kb.
  • Microsoft Office Word и Microsoft Office PowerPoint, создание шаблона для заполнения , 31.57kb.
  • Нижегородский Государственный Университет им. Н. И. Лобачевского Н. А. Устинов Microsoft , 1290.46kb.
  • Пособие для начинающих Воробьев В. В. Microsoft Excel , 439.68kb.
  • Курс лекций по дисциплине " основы компьютерных технологий" Часть II. Microsoft Excel , 457.54kb.
  • Смірнова О. Ю, Microsoft Word , 527.4kb.
  • Пособие для начинающих Воробьев В. В. Microsoft Excel 2000 , 451.03kb.
  • Курс лекций по дисциплине " основы компьютерных технологий" Часть I. Microsoft Word , 432.92kb.
  • Лабораторная работа №4 Тема: Панели Microsoft Excel , 44.05kb.
  • Копирование, перемещение, вставка, удаление, очистка

    Копирование и перемещение

    При копировании содержимого ячеек текст и числа, находящиеся в этой ячейке перемещается в другую. Входящие в формулы относительные адреса ячеек модифицируются – координаты изменяются на столько, на сколько клеток произошло перемещение ячейки с формулой (например, при копировании ячейки с формулой «=B2+C3» в ячейку, расположенную на 3 ряда ниже и 2 столбца правее, формула принимает вид «=D5+E6»). Абсолютные адреса (символ $ перед координатой, например «=N$1+$G$3») не изменяются при распространении формулы.

    Копирование через буфер содержимого блока ячеек в другой блок:

    1. Выделение блока ячеек, откуда копируется информация (см. «Выделение блоков»)
    2. Копирование выделенного блока в буфер (вокруг выделенного блока появляется мерцающий пунктир):
    • Ctrl + Ins;
    • Ctrl + C;
    • меню «Правка»  «Копирование»;
    • щелчок по правой кнопке мыши на копируемой ячейке  «Копирование»;
    1. Выделение блока клеток, куда копируется информация (см. «Выделение блоков»).
    2. Вставка из буфера в этот блок:
    • Shift + Ins;
    • Ctrl +V;
    • меню «Правка»  «Вставить»;
    • щелчок по правой кнопке мыши  «Вставить».
    Пункты 3) и 4) можно повторять многократно – копировать одно и то же в разные блоки.

    Копирование и перемещение выделенного блока (один раз) :

    1. КМ установить на границу блока (принимает вид толстой белой стрелки);
    2. перетаскивать в нужное место (в зависимости от нажатых при этом клавиш результат различный):
    • ни одна клавиша не нажата – блок перемещается, содержимое ячеек замещается новым блоком;
    • нажата клавиша – блок копируется, содержимое клеток замещается новым блоком;
    • нажата клавиша - блок перемещается, «раздвигает» ячейки и вставляется между ними;
    • нажаты – блок копируется, «раздвигает» ячейки и вставляется между ними.

    Вставка

    Вставка пустых столбцов или строк на место выделенных столбцов или строк.
    • меню «Вставка»  «Столбец» или «Строка»;
    • меню столбца или строки  «Вставка».
    Вставка пустого блока на место выделенного
    • меню «Правка»  «Вставка»  «Ячейки»;
    • меню ячейки  «Вставка».

    Удаление

    Удаление выделенных строк или столбцов :
    • меню «Правка»  «Удалить»;
    • меню столбца или строки «Удалить».
    Удаление выделенного блока:
    • меню «Правка»  «Удалить»;
    • меню ячейки  «Удалить».

    Очистка

    Очистка только содержимого выделенного блока (формат сохраняется):
    • Delete>;
    • меню ячейки  «Очистить»;
    • меню «Правка»  «Очистить» «Содержание».
    Очистка только формата блока (содержимое сохраняется):
    • меню «Правка»  «Очистить» «Форматы».
    Очистка содержимого и формата блока:
    • меню «Правка»  «Очистить» «Всё».
    1. Отмена и восстановление последнего действия (Undo)

    Последнюю выполненную операцию можно отменить или повторить. Если требуется восстановить таблицу, то это необходимо делать сразу же, до выполнения следующей команды:
    • меню «Правка»  «Отменить ».
    1. Форматирование

    Форматирование – задание способа представления хранящейся в ячейке информации.

    Задание ширины столбцов и высоты строк:

    • курсор мыши (КМ) установить на правую границу столбца (в верхней строке с обозначением столбцов) или на нижнюю границу строки (в левом столбце с обозначением строк) – курсор принимает вид горизонтальных (или вертикальных) линий со стрелками;
    • перетаскиваем КМ, нажав на левую клавишу, до достижения нужного размера столбца или строки.
    Задание автоматической ширины столбца (по максимальной ширине записи в ячейке):
    • двукратный щелчок по правой границе столбца..
    Спрятать/показать столбец:
    • курсор мыши установить на заголовке столбца; далее выбрать один из способов:
    • меню “Формат”“Столбец”“Скрыть”/“Отобразить”
    • контекстное меню столбца (вызывается щелчком по правой клавише мыши) “Скрыть”/“Отобразить”
    Примечание: при задании команды “показать столбец” необходимо предварительно выделить оба столбца, между которыми находится скрытый столбец.

    Автоматическое форматирование (по имеющимся образцам):

    • меню “Формат”“Автоформат”, выбрать из списка образцов.
    Задание формата для блока ячеек:
    • Ctrl+1;
    • Меню “Формат”  “Формат ячеек”  Закладки: “Число / Выравнивание / Шрифт / Рамка / Вид ”;
    • Контекстное меню ячейки  “Формат ячеек”  “Число / Выравнивание / Шрифт / Рамка / Вид ”;
    Коды форматов для вывода чисел: 0 или # - место для цифр; М – месяцы, D – дни, H – часы, S – секунды.
    1. Масштаб, окна, закрепление областей таблицы

    Изменение масштаба:
    • Меню “Вид”  “Масштаб”.
    Для просмотра таблицы в двух различных местах окно должно быть “расщеплено”:
    1. установить курсор мыши на область разделения экрана над правой верхней стрелкой линейки прокрутки  – курсор принимает вид горизонтальных линий со стрелками;
    2. перетаскивать линию раздела экрана в нужное положение.
    Переход из окна в окно : функциональная клавиша F6.

    Отмена разделения окна:

    • двукратный щелчок по полосе разделения.

    Закрепление строк таблицы выше активной ячейки и столбцов левее активной ячейки (при перемещении активной ячейки они не будут перемещаться):

    • меню “Окно”  “Закрепить области”./“Снять закрепление областей”.
    1. Защита

    Для того, чтобы случайно или злонамеренно нельзя было изменить содержимое заполненных ячеек, их необходимо защитить.

    Защита всей таблицы .

    Частичная защита:
    1. выделить блок незащишаемых клеток,
    2. выбрать один из вариантов действий:
    • Ctrl+1  «Защита»;
    • меню: «Формат»  «Формат ячеек»  «3ащита»;
    • меню «Ячейки»  «Формат ячеек»  «3ащита»
    1. убрать маркер  с флажка «Защищаемая ячейка»
    2. меню: «Сервис»  «Защита»  «Защитить лист».

    Отмена защиты:.

    • меню: «Сервис»  «Защита»  «Снять защиту».
    1. Работа с несколькими таблицами

    Каждый файл Excel может состоять из нескольких таблиц, называемых листами – при создании файла их 16. Весь файл называется рабочей книгой. В нижней части окна документа показаны обозначения листов, имеющихся в книге.

    Переход от листа к листу.

    • с
      .
      помощью кнопок слева от полосы горизонтальной прокрутки перемещаться по списку листов
    Если активизировать несколько листов, то при вводе информации в ячейку на одном листе она заносится в ячейки с тем же адресом на всех активных листах

    Активизирование листа ,

    • однократный щелчок по указателю листа.
    Активизирование нескольких соседних листов.
    1. однократный щелчок по первому указателю листа,
    2. Shift + однократный щелчок по последнему отмечаемому листу.
    Активизирование нескольких не соседних листов:
    1. однократный щелчок по первому указателю листа;
    2. Сtrl + однократный щелчок по последнему.
    Отмена активизации:
    • активизировать другой лист.
    Вставка листов:
    1. однократный щелчок по указателю, перед которым должен вставляться новый
    2. выбрать один из способов:
    • меню Листа: «Вставка»,
    • меню: «Правка»  «Вставить»  «Лист».
    Удаление активизированных листов:
    • меню: «Правка»  «Удалить лист».
    • меню Листа;  «Удалить».
    Переименование листов:
    • двукратный щелчок по указателю;
    • меню Листа  «Переименовать»
    • Изменение порядка следования листов: перетаскивать указатель листа в нужное место.
    1. Работа с базами данных

    В Ехсel имеются средства, позволяющие осуществлять операции, присущие работе с базами данных (БД): ведение БД (ввод, коррекция и удаление записей); фильтрация (отбор) записей по задаваемому критерию поиска, сортировка записей по одному и нескольким полям; получение итогов по группе записей и всей БД

    · База данных в Microsoft Excel - это список связанных данных, в котором строки данных являются записями, а столбцы - полями. Верхняя строка списка содержит названия каждого из столбцов (Поле) . Ссылка может быть задана как диапазон ячеек. либо как имя, соответствующее диапазону списка.

    Ведение БД с помощью «Формы «

    Вводить, удалять и корректировать записи данных можно традиционными для Excel способами (см. выше). Кроме того, эти операции осуществляются следующим образом:

    Переходы от записи к записи .
    • с помощью линейки прокрутки;
    • клавишами Вверх, Вниз;
    • PgDn, PgUp (на 10 вниз или вверх),
    • Ctrl + Стрелка (на первую или последнюю)
    • кнопками действия - «Предыдущая», «Следующая».
    Переход от поля к полю:
    • Tab (вниз) или Shift  Tab (верх).
    Замена значения поля:
    • ввод символов в поле - старое значение исчезает.
    Коррекция значения поля:
    • щелчок по полю; далее исправления.
    Очистка поля , в котором находится курсор:
    • Delete .
    Копирование из предыдущей записи:
    • Ctrl + « »:
    Создание или удаление записи:
    • кнопками действия «Создать» или «Удалить».

    Сортировка записей

    Сортировка по одному полю:
    1. сделать активной любую клетку внутри столбца, по которому прово­дится сортировка;
    2. кнопки на панели стандартных инструментов «АЯ» (по возраста­нию) или «ЯА» (по убыванию).

    Сортировка по одному - трем полям:

    1. сделать активной любую клетку внутри блока БД;
    2. меню: «Данные»  «Сортировка»;
    3. в появившемся диалоговом окне выбрать первое, второе, третье поля сортировки по возрастанию или убыванию.

    Отбор записей

    С использованием «Формы” (переход от записи к записи происходит только по тем записям, которые удовлетворяют критерию поиска):
    1. меню: «Данные»  «Форма»  «кнопка «Критерии»;
    2. ввести в окна полей значения критериев поиска, можно использовать шаблон (* и?), знаки >, =, (не равно).
    Завершение работы с «Формой»: кнопка «Отменить».

    С использованием фильтрации (в БД видны только записи, удовлетво­ряющие критерию поиска):

    1. сделать активной любую клетку внутри блока БД,
    2. меню «Данные»  «Фильтр»  «Автофильтр» - справа от имен по­лей появляются стрелки выпадающих списков.
    3. щелкнуть по стрелке, выбрать значение поля для фильтрации:
    • (все) - фильтр отменяется;
    • (настройка) - задание сложных фильтров;
    • любое значение поля из появившегося списка.
    После выбора стрелка окрашивается в синий цвет, на экране оста­ются только записи, удовлетворяющие критерию;
    1. при необходимости повторить пункт 3) для другого поля.
    Фильтрованные записи можно копировать в другое место листа.

    Отмена всех фильтров:

    • меню: «Данные»  «Фильтр»  «Авто фильтр»

    Получение итогов

    Если в БД есть числовые поля, то можно получить промежуточные итоги по группе записей, а также общий итог:
    1. отсортировать БД по полю, по которому группируются записи для итогов (см. п. «Сортировка записей »);
    2. меню: «Данные»  «Итоги»;
    3. в появившемся диалоговом окне задать:
    • поле, при каждом изменении значения в котором, подводится итог (по этому полю проводилась сортировка),
    • числовые поля, для которых подводится итог,
    • функции, по которым производится подсчет итогов;

    Функции баз данных. Использование критериев для работы с функциями БД

    В Microsoft Excel имеется 12 функций рабочего листа, используемых для анализа данных из списков или баз данных. Каждая из этих функций, которые из соображений совместимости имеют обобщенное название БДФункция, ис­пользует три аргумента: база_данных, поле и критерий. Эти три аргумента ссылаются на интервалы ячеек на рабочем листе, которые используются дан­ной функцией.

    Синтаксис

    БДФункция(база_данных;поле;критерий)

    База_данных - это интервал ячеек, формирующих список или базу дан­ных.

    Во всех функциях баз данных в том случае, если база данных ссылается на ячейку в сводной таблице, вычисления производятся только для данных в сводной таблице.

    Для вычисления и добавления промежуточных итогов в список следует пользоваться командой меню.

    Поле определяет столбец, используемый функцией. Поля данных в спи­ске должны содержать идентифицирующее имя в первой строке. Аргумент «поле» может быть задан как текст с названием столбца в двойных кавычках, например « Возраст « или « Прибыль « в приведенном ниже примере базы данных, или как адрес ячейки, содержащей название поля.

    Критерий - это ссылка на интервал ячеек, задающих условия для функ­ции. Функция возвращает данные из списка, которые удовлетворяют усло­виям, определенным диапазоном критериев. Диапазон критериев включает копию названия столбца, для которого выполняется подведение итогов, в спи­ске. Ссылка на критерий может быть введена как интервал ячеек, например A1:E2 в приведенном ниже примере базы данных, или как имя интервала, на­пример «Критерии».

    · Любой интервал, который содержит, по крайней мере, одно название столбца и, по крайней мере, одну ячейку под названием столбца с условием, может быть использован как аргумент критерий БДФункции.

    Несмотря на то, что диапазон критериев может располагаться в любом месте таблицы, не стоит помещать его внизу списка. Это связано с тем, что данные, добавляемые в список командой меню, вставля­ются с первой строки после списка. Если эта строка не пустая, Microsoft Excel не сможет добавить данные в список.

    Диапазон критериев не должен перекрываться со списком.

    Чтобы выполнить операцию над целым столбцом базы данных, нужно ввести пустую ячейку под названием столбца в интервале критерия.

    Следующий рисунок является примером базы данных для небольшого фруктового сада. Каждая запись содержит информацию об одном дереве. Диапазон A6:E12 имеет название База_Данных, а диапазон A1:E4 - Критерий.

    БСЧЁТ(A6:Е12; «Возраст»;A1:С2) равняется 2. Эта функция просматри­вает записи о яблонях, которые имеют высоту от 5 до 10 и подсчитывает ко­личество числовых полей “Возраст” в этих записях.

    БСЧЁТ(A6:Е12; « Прибыль »;A3: С4) равняется 1. Эта функция просматри­вает записи о грушах, которые имеют высоту до 10 и возраст менее 10 и под­считывает количество непустых полей “Прибыль” в этих записях.

    ДМАКС(A6:Е12; « Прибыль»;A1: А4) равняется 105,00 руб. - макси­мальный доход от яблонь и груш.

    ДМИН(A6:Е12;«Прибыль»;A1:B2) равняется 75,00 руб. - минималь­ный доход от яблонь выше 5.

    БДСУММ(A6:Е12;E6;A1:A2) равняется 225,00 руб. - суммар­ный доход от яблонь.

    БДСУММ(A6:Е12; «Прибыль»;A1: С2) равняется 180,00 руб. - сум­марный доход от яблонь высотой от 5 до 10 .

    ДСРЗНАЧ(A6:Е12; «УРОЖАЙ (кг)»;A1:B2) равняется 12 - средний уро­жай яблонь высотой более 5.

    ДСРЗНАЧ(A6:E12;C6;A6:A11) равняется 13 - средний возраст всех де­ревьев.

    БИЗВЛЕЧЬ(A6:Е12;D6;A1:B2) возвращает значение ошибки #ЧИСЛО!, потому что критерию удовлетворяет более чем одна запись.

    БИЗВЛЕЧЬ(A6:Е12; «УРОЖАЙ (кг)»;A3:С4) равняется 8, возвращает значение поля « УРОЖАЙ (кг)» для груш высотой меньше 10 и возраст, которых меньше 10.

    Замечания

    Если ни одна из записей не удовлетворяет критерию, то функция воз­вращает значение ошибки #ЗНАЧ!.

    Если более чем одна запись удовлетворяет критерию, то функция воз­вращает значение ошибки #ЧИСЛО!

     При работе с денежными единицами следует учитывать, что полученные результаты необходимо округлять с точностью до центов (или копеек).

    В редакторе Word можно копировать, удалять и перемещать участки текста различными способами. Одним из наиболее удобных способов является использование буфера обмена Windows. Буфер обмена – это специальная область памяти, в которую программы могут помещать на время текст и рисунки, чтобы потом получить их обратно. При этом поместить информацию в буфер обмена может одна программа, а взять – другая. Так осуществляется обмен данными между программами Windows (например, перенос текста из web-страницы в Word). Для работы с буфером обмена Word используются кнопки панели “Стандартная”.

    Копирование части текста.

    Способ 1. Копирование с помощью клавиши “Ctrl”.

    1. Выделить часть текста.
    2. Нажать на клавиатуре клавишу “Ctrl” и, не отпуская ее нажать на левую кнопку мыши.
    3. Удерживая, нажатыми клавиши на клавиатуре и мыши, переместить указатель мыши в то место, где должна находится копия части текста.
    4. Последовательно отпустить левую кнопку мыши и клавишу “Ctrl” на клавиатуре.

    Способ 2. Копирование с помощью кнопки “Копировать”.

    Перемещение части текста.

    Способ 1. Перемещение текста с использованием мыши.

    1. Выделить часть текста.
    2. Установить указатель мыши внутри выделенного фрагмента.
    3. Нажать на левую кнопку мыши.
    4. Удерживая нажатой кнопку мыши, переместить указатель мыши в то место, где должна находиться копия части текста.
    5. Отпустить кнопку мыши.

    Способ 2. Перемещение текста с помощью кнопки “Вырезать”.

    Удаление части текста.

    1. Выделить фрагмент текста, который нужно удалить.
    2. Нажать на клавиатуре клавишу "Delete"

    Задание 1. Основные настройки текстового процессора Word

    1. Запустите текстовый процессор Word.

    2. Откройте меню панелей инструментов (команда Вид -› Панели инструментов) и убедитесь в том, что включено отображение только трех панелей: Стандартной, Форматирования и Рисования. Добавьте кнопки, которые не были отображены на панель стандартная. Для этого нажмите на треугольник в конце панели –> добавить или удалить кнопки

    3. Установите режим постраничного отображения документа на экране. Для этого используйте кнопку Режим разметки в левом нижнем углу окна документа или команду Вид -› Разметка страницы.

    4. Задайте на Панели Форматирование тип шрифта (Times New Roman), размер шрифта (12 пунктов), способ выравнивания текста (По ширине).

    5. Установите масштаб отображения текста (100 %).

    6. В качестве единицы измерения для настройки параметров документа выберите Сантиметры (Сервис -› Параметры -› Общие -› Единицы измерения).

    7. Настройте список быстрого открытия документов: Сервис -› Параметры -› Общие -› (Помнить список из 4 файлов). После запуска программы в меню Файл можно найти список из четырех документов, открывавшихся в текстовом процессоре в последнее время.

    8. Включите "быстрое" сохранение файлов, установив флажок Сервис -› Параметры -› Сохранение -› Разрешить быстрое сохранение.

    9. Настройте функцию автосохранения с помощью счетчика Сер-
    вис -› Параметры -› Сохранение -› Автосохранение каждые 10 минут.

    10. Установите средства проверки правописания. На вкладке Сервис -› Параметры -› Правописание установите флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику.

    11. Установите автоматическую расстановку переносов (Сервис -› Язык -› Расстановка переносов -› Автоматическая расстановка
    переносов).

    12. В папке /Мои документы создайте собственную рабочую папку, используя для ее имени собственные инициалы и группу (например, ЕТГ_1В).

    13. Наберите изложенный ниже текст, не нажимая клавишу Enter:

    14. Сохраните в рабочей папке набранный текст в файле с именем Текст.

    15. Выполните основные настройки печатного документа:

    • откройте диалоговое окно Параметры страницы (Файл -› Параметры страницы);
    • на вкладке Размер бумаги выберите пункт А4 (формат 21 ґ 29,7 см). В случае использования нестандартного формата выбирают пункт Другой и с помощью кнопок счетчиков Ширина и Высота задают его параметры;
    • задайте ориентацию бумаги (Книжная или Альбомная). При "альбомной" ориентации бумага располагается длинной стороной по горизонтали;
    • на вкладке Поля задайте размеры полей: Верхнее - 1,5 см, Нижнее - 2,0 см, Левое - 2,5 см, Правое - 1,5 см;
    • для верхнего поля задайте интервал до края колонтитула 1,2 см
      (в верхнем колонтитуле будет размещаться номер печатной страницы);
    • если предполагается двусторонняя печать (четные страницы печатаются на оборотной стороне нечетных страниц), установите флажок Зеркальные поля;
    • для размещения номера печатной страницы используйте команду Вставка -› Номера страниц. На вкладке Положение задайте Вверху страницы, на вкладке Выравнивание - Справа.

    16. Сохраните в рабочей папке документ, дав ему имя Текст1 (команда Сохранить как).

    Задание 2. Основные операции по редактированию текстовых документов Word

    1. Откройте созданный в задании 1 документ, хранящийся в файле Текст1.doc.

    2. Разбейте текст на абзацы, используя клавиши Enter.

    В результате Вы должны получить следующий текст:

    3. Освойте различные способы выделения текста: отдельных слов, символов, строк текста, абзаца.

    4. Научитесь копировать абзацы с помощью контекстного меню. Скопируйте первый абзац в конец текста приглашения.

    5. Научитесь копировать абзацы с помощью управляющего (основного) меню. Скопируйте второй абзац в конец текста приглашения.

    6. Удалите копию первого абзаца с помощью контекстного меню.

    7. Удалите копию второго абзаца с помощью управляющего (основного) меню.

    8. Осуществите поиск в тексте однокоренных слов, например с корнем компьютер.

    9. Осуществите поиск в тексте слов, начинающихся с одинаковой буквы, например с М. Для этого надо установить флажок Учитывать регистр, остальное - аналогично п. 8.

    10. Замените одно слово на другое, например вас на Вас (команда Правка -› Заменить). При этом установите флажок Учитывать регистр.

    11. Создайте и используйте в дальнейшем элемент автозамены текста при наборе; например, номер телефона 31-15-44 (команда Сервис -› Автозамена).

    12. Проверьте орфографию текста, используя основной словарь (команда Сервис -› Правописание).

    13. Сохраните файл под именем Текст2.

    Задание 3. Создание стандартного документа на основе шаблона

    В качестве тренинга создайте свое резюме, которое обычно используется при поиске работы. Для этого воспользуйтесь Мастером резюме, выполнив следующие действия:

    1. Вызовите Мастер резюме (команда Файл -› Создать -› Другие документы, образец Мастер резюме).

    2. Выберите тип шаблона резюме и необходимые вам стандартные поля.

    3. Заполните шаблон резюме личными данными.

    4. Сохраните созданное резюме, присвоив ему любое имя.

    Контрольные вопросы:

    1. основные настройки текстового процессора Word (включение необходимых панелей инструментов; установка режима постраничного отображения документа на экране; задание типа и размера шрифта, способа выравнивания и масштаба отображения текста; выбор единицы измерения; настройка списка быстрого открытия документов; настройка "быстрого" сохранения файлов и функции автосохранения; установка средств проверки правописания и автоматической расстановки переносов; настройка печатного документа; способы сохранения документа);
    2. основные операции по редактированию текстовых документов (различные способы выделения текста; копирование и удаление абзацев с помощью контекстного и управляющего меню; поиск в тексте однокоренных слов, использование автозамены и др.);
    3. создание стандартного документа на основе шаблона.